Beheer van persoonsgegevens
Dit beleid bepaalt hoe wij de informatie behandelen die wij over u verzamelen wanneer u onze website bezoekt (notairevigneron.be)
Wie zijn wij
Benaming: Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen
Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen
Adres: Place Alphonse Bosch 18, 1300 Waver
KBO-nummer: 0825.477.225
Telefoonnummer: (010) 84.44.54
E-mail: notaire@notairevigneron.be
Voorwoord
Het kantoor Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen hecht groot belang aan de vertrouwelijkheid en het respect voor uw privacy. Daarom doen wij er alles aan om de verwerking van uw gegevens conform de GDPR te laten verlopen.
"Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen" is verantwoordelijk voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens binnen het kantoor.
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
Het kantoor Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen verwerkt persoonsgegevens in het kader van zijn activiteiten.
Jean-Frédéric VIGNERON & Laurent VIGNERON – Geassocieerde notarissen, gevestigd te Place Bosch 18, 1300 Waver, met ondernemingsnummer 0825.477.225, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het kantoor (hierna "het kantoor"). De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.
Het kantoor hecht veel belang aan de bescherming van de privacy. Het verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens zorgvuldig en transparant te beschermen en te verwerken, in strikte naleving van de privacywetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna "GDPR") en de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, waarin bepaalde toepassingsmodaliteiten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) voor notarissen worden verduidelijkt (hierna "Gedragscode").
Overeenkomstig de GDPR en de Gedragscode heeft het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot VZW. De functionaris voor gegevensbescherming kan worden gecontacteerd via het volgende e-mail adres: info@privanot.be, of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Rue de la Montagne 30, 1000 Brussel.
Via dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleg geven over hoe wij de persoonsgegevens verwerken waarover wij beschikken. In dit beleid vindt u de antwoorden op de volgende vragen:
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?
Wat zijn de informatiebronnen?
Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?
Wie zijn de verwerkers van het kantoor?
Worden uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overgedragen?
Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?
Wat zijn uw rechten?
Gelieve te noteren dat de informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van human resources is opgenomen in het arbeidsreglement van het kantoor. De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van externe medewerkers in het kader van human resources staat in specifieke documenten, zoals dienstverleningscontracten of algemene beleidsdocumenten van het kantoor.
Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Doeleinden – Het kantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk met als doel de juridische zekerheid van transacties te waarborgen waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, evenals voor het beheer van de dossiers die aan de notaris worden toevertrouwd.
Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor andere belangrijke taken en doelstellingen, namelijk:
– het beheer van de dossiers van het kantoor, inclusief de verwerkingen vóór en na de uitvoering van een authentieke akte, zoals de nodige opzoekingen en controles, evenals elke andere verwerking die vereist is om de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de opdrachten van burgers te vervullen;
– administratief beheer en opvolging van de dossiers van burgers, inclusief facturatie en boekhouding;
– het uitvoeren van de noodzakelijke controles in het kader van de wetgeving inzake de bestrijding van witwassen van geld;
– het verzekeren van de beveiliging van gebouwen, goederen, personeel en bezoekers door middel van camerabewaking;
– het optimaliseren van de navigatie op de website door middel van cookies;
– het verbeteren van de kwaliteit van de handelingen van het kantoor bij de voorbereiding van akten en documenten die nodig zijn voor de uitoefening van de functies van notarissen als openbare ambtenaren, door middel van systemen van kunstmatige intelligentie met een laag risico.
Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Rechtmatigheid – De verwerkingen van persoonsgegevens door de notaris worden als rechtmatig beschouwd wanneer zij, in de meeste gevallen, noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de notaris is onderworpen of noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een taak van algemeen belang waarmee de notaris in het kader van het dossier is belast.
De verwerkingen worden onder meer gebaseerd op, zonder beperkt te zijn tot, de volgende wetgevingen:
– De wet van 25 Ventôse jaar XI betreffende de organisatie van het notariaat;
– De wet van 18 september 2017 inzake de voorkoming van witwassen en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.
Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals bij de verbetering van de klanttevredenheid of de beveiliging van het kantoor door middel van camerabewaking.
Tot slot kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van het kantoor.
Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?
Afhankelijk van de diensten waarop u beroep doet, kan het kantoor volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, plaats en datum van geboorte, enz.);
– contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
– economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.);
– gegevens betreffende de juridische bekwaamheid;
– gegevens betreffende de beroepsactiviteit;
– gegevens betreffende eerdere akten binnen het kantoor;
– gegevens betreffende familiale, sociale, fiscale of andere samenstellingen die de notaris moet verzamelen via officiële bronnen en administraties die u betreffen;
– beelden van camerabewaking.
Wat zijn de informatiebronnen?
Als openbaar ambtenaar verzamelt en gebruikt de notaris persoonsgegevens uit:
– uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
– authentieke gegevensbronnen die strikt worden geregeld door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal erfrechtregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz.;
– officiële instanties die gemachtigd zijn gegevens aan notarissen te verstrekken;
– beelden gefilmd door één of meerdere bewakingscamera’s.
Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?
Persoonsgegevens die door het kantoor worden verwerkt, kunnen aan derden ("ontvangers") worden meegedeeld, afhankelijk van de context van de verwerking, in het bijzonder:
– aan wettelijk gemachtigde partners, zoals openbare diensten en notariale instellingen, voor de bewaring van transcripties van akten en hun metadata in het kader van elektronische registratie en voor de opname van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bv. Centraal register van huwelijkscontracten, Centraal register van lastgevingscontracten, Centraal register van verklaringen betreffende de aanduiding van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon, enz.);
– aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, wat betreft gegevens over onroerende goederen, om te worden opgenomen in een notariële databank met als doel statistieken te genereren en notarissen toe te laten de waarde van onroerend goed te schatten in het kader van hun functie;
– aan de bevoegde Provinciale Kamer van notarissen en/of de Nationale Kamer van notarissen (bv. in het kader van hun taken inzake boekhoudkundige controle of inzake de preventie van witwassen);
– aan andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn (bv. bij een verkoopakte van een onroerend goed);
– aan het Rijksarchief voor de bewaring van dossiers, minuten en testamenten;
– aan banken die bij uw dossier betrokken zijn;
– aan de accountant/fiscalist die de boekhouding van het kantoor beheert;
– aan onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het kantoor, zoals leveranciers van software voor de voorbereiding van akten.
Wie zijn de verwerkers van het kantoor?
Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een agentschap of een ander organisme dat persoonsgegevens verwerkt voor rekening van het kantoor.
Het kantoor maakt onder meer gebruik van de volgende categorieën van verwerkers:
– leverancier van hardware;
– softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor dossierbeheer en boekhouding;
– leverancier van server/back-up;
– leverancier van diensten voor vernietiging van papieren documenten;
– leverancier van bewakingscamera’s;
– consultant of externe medewerker.
Worden uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overgedragen?
In principe worden uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER") overgedragen.
Indien uw persoonsgegevens toch zouden worden overgedragen naar landen buiten de EER en de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land van bestemming geen passend beschermingsniveau biedt, zal het kantoor trachten uw gegevens te beschermen door aanvullende waarborgen te voorzien (bijvoorbeeld via door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften).
Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Overeenkomstig het beginsel van minimale bewaartermijn mogen de hierboven genoemde gegevens slechts worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor het bereiken van het nagestreefde doel, en dit afhankelijk van de toepasselijke wetgeving en verjaringstermijnen. De onderstaande bewaartermijnen komen overeen met de bewaartermijnen opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten van het kantoor.
De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type document:
– klantfiches van burgers worden bewaard zolang de burger niet van notaris verandert, en maximaal gedurende de volledige levensduur van de burger om adviesverlening mogelijk te maken (conform artikel 9 van de wet Ventôse jaar XI betreffende de organisatie van het notariaat);
– dossiers worden gedurende 30 jaar na afsluiting bewaard als bewijs (conform artikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
– minuten worden gedurende 75 jaar na ondertekening van de akte bewaard en vervolgens overgedragen aan het Rijksarchief (conform artikel 62 van de wet Ventôse jaar XI betreffende de organisatie van het notariaat);
– boeken (rekeningen) worden gedurende 30 jaar na afsluiting van het boekjaar bewaard;
– rekeningafschriften worden gedurende 30 jaar na afsluiting van het betrokken boekjaar bewaard;
– persoonsgegevens die vallen onder de wetgeving inzake witwasbestrijding worden na een bewaartermijn van 10 jaar verwijderd (conform artikelen 60 en 62, §1, van de wet van 18 september 2017);
– camerabeelden worden maximaal één maand bewaard (conform artikel 6 van de wet van 21 maart 2007 betreffende camerabewaking);
– persoonsgegevens verwerkt voor het beheer van de website worden bewaard zolang als nodig voor het bereiken van het nagestreefde doel;
– persoonsgegevens verwerkt in het kader van AI-software worden niet meer verwerkt door deze technologieën zodra uw dossier door het kantoor is afgesloten.
Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gegarandeerd?
Het kantoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat in verhouding staat tot het risico. Het kantoor past ook de beveiligingsmaatregelen toe zoals vermeld in de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021.
Maatregelen worden genomen om verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Het kantoor ziet er met name op toe dat:
– toegang tot lokalen met gegevensdragers voorbehouden is aan gemachtigde personen;
– de serveromgeving correct beveiligd is;
– persoonsgegevens veilig worden bewaard en vernietigd;
– veilige toegang tot de gegevens wordt voorzien voor medewerkers en verwerkers;
– een procedure voorzien is voor het melden van datalekken en geldt voor alle leden van het kantoor;
– een procedure voor het beheer van de rechten van betrokkenen is ingevoerd en geldt voor alle leden van het kantoor;
– een informatiebeveiligingsbeleid toegankelijk is voor alle leden van het kantoor;
– er bewustmaking bestaat rond GDPR voor alle leden van het kantoor;
– technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates, worden toegepast.
Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en herzien door de bovengenoemde DPO na een controle.
Het kantoor heeft, overeenkomstig artikel 28 van de GDPR en artikel 2 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, een verwerkerscontract ondertekend met de verschillende verwerkers waarop het beroep doet.
Wat zijn uw rechten?
Overeenkomstig de GDPR beschikt u, als betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt door het kantoor, over verschillende rechten.
Afhankelijk van de omstandigheden en onder voorbehoud van de naleving van de wettelijke verplichtingen en de taken van algemeen belang van de verwerkingsverantwoordelijke, heeft u de volgende rechten:
– Recht op informatie: u heeft recht om te weten welke persoonsgegevens het kantoor over u verwerkt, voor welke doeleinden, de bewaartermijnen, enz.;
– Recht op toegang: u heeft het recht om de persoonsgegevens die door het kantoor over u worden verwerkt, in te zien en er een kopie van te verkrijgen;
– Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
– Recht op wissing: u heeft het recht om de vernietiging van uw persoonsgegevens te vragen;
– Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om in bepaalde gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist;
– Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze aan een derde over te dragen;
– Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het kantoor.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met het kantoor via e-mail notaire@notairevigneron.be of per brief op het adres Place Bosch 18, 1300 Waver, of met de functionaris voor gegevensbescherming via info@privanot.be.
Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd overeenkomstig de GDPR, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of via hun website https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger).
Technische en organisatorische maatregelen
De creatie, beveiliging en het onderhoud van onze website zijn toevertrouwd aan een gespecialiseerde partner: Ricochet Consult 2.0 SRL.
Wij gebruiken de hoogste standaarden op het gebied van encryptie, antivirus, firewalls en anti-ddos.
De hosting wordt voorzien door een volledig gewijd platform dat geen middelen of gegevens deelt.
De versie van onze website die publiek toegankelijk is, is volledig statisch, wat haar vrijwel ongevoelig maakt voor externe aanvallen.
Wij anonimiseren alle gegevens die via onze website worden verzameld.
Ons personeel en dat van onze onderaannemers dat toegang heeft tot persoonsgegevens, is contractueel onderworpen aan een vertrouwelijkheidsverplichting.
Cookies
Wij gebruiken "cookies". Een cookie is een tijdelijk opgeslagen identificatiemiddel op uw toestel wanneer u een website bezoekt.
Met dit identificatiemiddel kan een website uw surfervaring personaliseren van pagina tot pagina, van dag tot dag, van maand tot maand, enz.
Cookies kunnen ook worden gebruikt om u te blijven volgen, zelfs wanneer u een website verlaat voor een andere! Uw gewoonten worden dan verzameld, opgeslagen en vaak rechtstreeks of onrechtstreeks verkocht aan derden. Wij gebruiken dergelijke cookies niet.
Voor ons worden cookies voornamelijk gebruikt voor statistieken over het bezoekersverkeer en voor het opvolgen van gesprekken op de chat.
